1 Introduktion

Oriflame ansvarar för att samla in rapporter om allvarliga oönskade effekter av kosmetika och att kommunicera denna information till relevanta intressenter. Att tillhandahålla rapporter om allvarliga biverkningar och dela denna information gör kosmetika säkrare och är en viktig aspekt i skyddet av folkhälsan.

Detta integritetsmeddelande beskriver hur vi samlar in och använder din personliga information när du skickar in ett påstående om biverkningar. Vi har åtagit oss att skydda din integritet och följa tillämpliga dataskyddslagar.

Detta integritetsmeddelande riktar sig till:

  • Individer som rapporterar negativa händelser, tillhandahåller säkerhetsinformation om våra produkter, begär medicinsk information och lämnar in klagomål om produktkvalitet;

  • Individer som är föremål för negativa händelser, frågor om medicinsk information och klagomål om produktkvalitet.

Hänvisningar i detta meddelande till dig och dina ska betyda en användare av Oriflame-produkter när ett anspråk på biverkningar relaterat till en biverkning som en sådan användare har haft (påstående om biverkningar) lämnas in.

Personlig information eller personlig information:

betyder all information som hänför sig till en identifierbar person som direkt eller indirekt kan identifieras utifrån informationen

2 Vilka är vi?

Vi är Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, vi, oss, vår) och vi är en "datakontrollant" vilket innebär att vi är ansvariga för att bestämma hur och varför din personliga information behandlas för de syften som beskrivs i detta integritetsmeddelande.

Vårt registrerade kontorsadress är 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.

 

3 Datainsamling

Vi samlar in personlig information direkt från dig när du skickar in ett påstående om biverkningar eller från en annan person (till exempel en varumärkespartner som sålde din Oriflame-produkt) om de lämnar in ett påstående för din räkning. De typer av information vi samlar in inkluderar:

  • Kontaktinformation: Adress, e-postadress, telefonnummer

  • Identifieringsinformation: Namn, födelseår, kön, hudtyp

  • Känslig information: Hälsodata, inklusive detaljer om biverkningar, behandling, sjukhus-/läkarbesök, medicinsk diagnos och kontaktinformation för vårdgivaren.

 

4 Syften med att behandla dina personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

  • övervaka säkerheten för våra produkter, vilket inkluderar att upptäcka, bedöma, följa upp och förebygga ogynnsamma händelser och rapportera negativa händelser till relevanta myndigheter;

  • svara på kvalitetsklagomål gällande våra produkter, såsom eventuella kvalitets- och/eller effektivitetsfel, stabilitet, tillförlitlighet, säkerhet, prestanda eller användning; svara på andra frågor eller förfrågningar och förbättra våra produkter och tjänster; att följa våra policyer och lokala juridiska, nationella/internationella bestämmelser och efterlevnadskrav;

  • att kommunicera med dig om ditt påstående om biverkningar;

  • genomföra revisioner och försvara rättstvister.

Vi kommer endast att använda din personliga information för de syften som vi ursprungligen samlade in dem för, såvida vi inte rimligen anser att vi behöver använda dem av en annan anledning och den anledningen är förenlig med det ursprungliga syftet. Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett inkompatibelt syfte kommer vi att meddela dig och vi kommer att förklara den rättsliga grunden som tillåter oss att göra det.

5 Laglig grund för att behandla dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter baserat på följande juridiska grunder:

  • Efterlevnad av en laglig skyldighet: För att uppfylla våra rapporteringsskyldigheter enligt den europeiska kosmetikaförordningen nr 1223/2009 eller andra lagliga regler.

  • Allmänt intresse: Att skydda folkhälsan genom att undersöka och rapportera biverkningar.

  • Ditt samtycke: Där du har gett oss samtycke till att använda dina personuppgifter.

  • Vi måste skydda vitala intressen (ditt eller någon annans).

6 Vad har du för ansvar?

Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Vänligen håll oss informerade om dina personuppgifter ändras. Observera att om du misslyckas med att tillhandahålla viss information när du begär det, kommer vi inte att kunna behandla ditt påstående om biverkningar.

7 Vem delar vi dina personuppgifter med?

Som en del av att följa våra rättsliga skyldigheter måste vi dela information om ditt påstående om biverkningar (inklusive ditt födelseår, kön, bosättningsland och medicinska uppgifter) med relevant behörig myndighet för att uppfylla våra rapporteringsskyldigheter enligt artikel 23 i Förordning (EG) nr 1223/2009 om kosmetiska produkter.

Vi kommer att dela din personliga information med alla medlemmar i Oriflame Cosmetics-gruppen och andra företag som kan läggas till vår grupp från tid till annan i den utsträckning sådan delning är nödvändig för vår interna administration av biverkningspåståenden och rapporteringsändamål.

Vi kan komma att dela din personliga information med Oriflame-företaget som sålde en produkt till dig som (potentiellt) orsakade negativa reaktioner om det är nödvändigt för att hantera eventuella rättsliga anspråk relaterade till sådan försäljning.

Vi kan behöva dela din personliga information med tredje part, inklusive tredjepartstjänsteleverantörer (och deras utsedda agenter):

(a) som behöver veta information om ditt påstående om biverkningar;

(b) där det krävs enligt lag;

(c) där det är nödvändigt att administrera vår relation med dig; eller

(d) där vi har ett annat legitimt intresse av att göra det.

Vi kräver att tredje part respekterar säkerheten för din personliga information och behandlar den i enlighet med lagen.

Vi kan också komma att dela din personliga information med tredje part av regulatoriska och juridiska skäl (inklusive rapportering av biverkningar enligt ovan). Ett exempel på detta är där vi behöver dela din information med en medicinsk expert för att utvärdera våra resultat. Vi kan också dela din personliga information med tredje part i händelse av att vår verksamhet eller i stort sett alla dess tillgångar förvärvas av en tredje part.

8 Kommer vi att överföra din personliga information utanför EU?

Vi kan behöva överföra din personliga information till länder där de kanske inte har dataskyddslagar som ger samma skyddsnivå som de inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Till exempel kan vi behöva överföra din personliga information till Indien där våra IT-supporttjänster finns och vi kommer att behöva överföra din personliga information till våra kundtjänstteam i ditt hemland som kommer att kontakta dig angående ditt biverkningskrav.

Vi ska säkerställa att alla sådana överföringar är lagliga och backas upp av starka avtalsenliga åtaganden som godkänts av relevanta tillsynsmyndigheter och att din personliga information alltid hålls säker. Om du vill ha mer information om de skyddsåtgärder som finns, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på privacy@oriflame.com.   

9 Hur länge kommer vi att behålla dina personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla din personliga information så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften vi samlade in dem för, inklusive i syfte att uppfylla eventuella juridiska, redovisnings- eller rapporteringskrav. Normalt kommer vi att spara information om biverkningar under en period av 10 år efter det datum då den sista satsen av den kosmetiska produkten som hänför sig till biverkningspåståendet släpptes ut på marknaden, men vi kan behöva behålla den längre om den är föremål för ett rättsligt anspråk och i så fall kommer vi att behålla sådan information tills anspråket och eventuella relaterade anspråk är lösta. I största möjliga utsträckning är sådan lagrad information pseudonymiserad eller anonymiserad.

För att bestämma lämplig lagringsperiod för personlig information tar vi hänsyn till mängden, arten och känsligheten hos personuppgifterna, den potentiella risken för skada från obehörig användning eller avslöjande av din personliga information, de syften för vilka vi behandlar dina personuppgifter och om vi kan uppnå dessa syften på andra sätt och de tillämpliga juridiska kraven.

 

 

 

10 Vilka är dina integritetsrättigheter?

Enligt lag har du rätt att:

  • Få tillgång till din personliga information. Vänligen skicka alla begäranden om tillgång till registrerade skriftligen. Du behöver inte betala någon avgift för att få tillgång till din personliga information, men vi kan ta ut en rimlig avgift om din begäran om tillgång till registrerade är uppenbart ogrundad eller överdriven. Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss att bekräfta din identitet.

  • Rättelse av dina personuppgifter som vi behandlar om dig. Detta gör att du kan korrigera eventuell ofullständig eller felaktig information som vi behandlar om dig.

  • Radering av din personliga information. Detta gör att du kan be oss att radera eller ta bort personlig information.

  • Invända mot behandling av dina personuppgifter i enlighet med detta meddelande.

  • Begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att avbryta behandlingen av personuppgifter om dig, till exempel om du vill att vi ska fastställa dess riktighet.

  • Portabilitet av din personliga information. Du kan be oss att förse dig med den personliga information som vi har om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan part.

  • Återkalla samtycke om du har gett oss samtycke till att använda dina personuppgifter kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

  • Gör ett klagomål om vår databehandlingsverksamhet genom att kontakta oss på privacy@oriflame.com . Alternativt kan du göra ett klagomål till den irländska dataskyddsombudet online på https://forms.dataprotection.ie/contact , genom att skriva till Office of Data Protection Commissioner, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irland eller via ringa +353 (01) 765 01 00 eller +353 1800 437 737

 

Om du vill utöva någon av dina rättigheter med avseende på din personliga information, vänligen kontakta oss med hjälp av informationen som finns i avsnitt 13 i detta meddelande.

11 Säkerhet

Vi behandlar all din personliga information konfidentiellt och vi kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att hålla din personliga information säker när den väl har överförts till våra system. Vi implementerar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda din personliga information från obehörig åtkomst, ändring, avslöjande eller förstörelse.

12 Ändringar av detta sekretessmeddelande

Vi kan komma att uppdatera detta sekretessmeddelande. Vi kommer att meddela dig om eventuella väsentliga ändringar..

13 Kontakta oss

Om du har några frågor om detta integritetsmeddelande eller hur vi hanterar din personliga information, vänligen maila vårt dataskyddsombud på privacy@oriflame.com.